Szafy na dokumenty – dlaczego są ważne?

Szafy na dokumenty w firmie

W biurze powinien panować nienaganny porządek, aby każdy wiedział, gdzie znajdują się potrzebne rzeczy. Tak samo powinno być z dokumentami. Warto zatem na początku zastanowić się, co zrobić, by je posegregować i jak zminimalizować ryzyko ich ewentualnego zaginięcia. Najlepiej sprawdzą się w tym wypadku szafy na dokumenty. Porządek w biurze jest podstawą jego sukcesu. Do biura nie powinien skradać się chaos ponieważ może on spowodować frustrację klientów oraz pracowników. Każda firma powinna odpowiednio składować dokumenty.

Warto w nie zainwestować

Firma Gaudia ma w swojej ofercie szafy na dokumenty niejawne. Zazwyczaj w szafach tych przechowywane są takie elementy jak: akta osobowe, ważne pieczątki, których używanie jest dozwolone tylko przez pracowników firmy, sprzęt filmowy oraz inne cenne przedmioty będące stale pod kontrolą. Szafy metalowe przeznaczone do przechowywania dokumentów zazwyczaj mają takie szerokości jak: 700, 900, 1000, 1200, 1300 mm. Firma Gaudia oferuje również szafy certyfikowane w klasie A, w nie których można przechowywać różne dokumenty do formatu A3. Firma proponuje też takie rozwiązanie jak szafy wzmocnione serii ST, które określane są jako szafy pancerne. Szafy tego rodzaju można znaleźć w różnych placówkach publicznych, czyli wszędzie tam, gdzie należy chronić dane osobowe.

Rodzaje szaf

Firma Gaudia oferuje następjące szafy pancerne:

  • szafy na dokumenty klasy B (na dokumenty niejawne o klauzuli „tajne”)
  • szafy na dokumenty klasy S1 (szafy z klauzulą „tajne”), S2 i 0 (na dokumenty z klauzulą „ściśle tajne”)
  • szafy metalowe na akta klasy C (do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „śićle tajne”)
  • sejfy i szafy ognioodporne (producenci: Valberg, Metalkas) dostępne w różnych klasach.

Szczegóły techniczne

Korpus i drzwi szafyw klasie A zostały wyprodukowano z blachy stalowej, dzięki czemu zabezpiecza ona dokumenty przed ewentualną kradzieżą. Szafa na dokumenty w klasie A posiada atestowany zamek kluczowy w klasie A. Dodatkowo, klient może zamontować dwa zamki. W szafach na dokumenty znajduje się rozbudowany mechanizm ryglowy, którego zadaniem jest blokowanie drzwi szafy na trzech krawędziach. W każdej szafie na dokumenty mamy półki z regulacją wysokości zawieszenia, dostosowane są zatem do indywidualnych preferencji klienta. Kąt otwarcia drzwi wynosi 120°. Szafy wyposażone zostały w zawiasy wewnętrzne. Dodatkowo, klienci mają możliwość zainstalowania większej liczby półek czy też dodania dwa otworów montażowych i kotew mocujących. Na życzenie klienta szafa może także zostać wyposażona w Indywidualnie zamykaną skrytkę posiadającą zwykły zamek lub zamek certyfikowany w klasie A.

Ochrona danych osobowych

Chociaż wiele dokumentów można już przetwarzać cyfrowo i są one przechowywane jedynie na dyskach, to nadal istnieją dokumenty papierowe, które należy składować w bezpiecznych miejscach. RODO czuwa nad tych, aby dane osobowe były przetwarzane tylko za zgodną osoby zainteresowanej i wgląd w nie również miały osoby dopuszczone do tego. Szafy na dokumenty chronią je przed ewentualnym bezprawnym przetworzeniem, zmianami, zniszczeniem, utratą czy wglądem w dokumenty przez osoby niepożądane. Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych niesie ze sobą konsekwencje prawne, dlatego też posiadanie specjalnych szaf na dokumenty stanowi idealne rozwiązanie.